Perfil y Rol del Secretario de Prueba
Definición (CDI Art. 11.12)
- Responsable de la organización material de la prueba.
- Gestiona todos los anuncios relacionados con la prueba.
- Controla todos los documentos relativos a concursantes y pilotos.
- Asegura que los oficiales estén familiarizados con sus funciones y tengan el equipo necesario.
- Puede ayudar al director de carrera en la preparación del informe final.
Art. 11.11.1: El Director de Carrera podrá ser al mismo tiempo Secretario de la Prueba (siempre con el permiso y la aprobación del ADN) y podrá contar con la asistencia de adjuntos.
El Secretario como Nexo Central
- Es el punto de convergencia de toda la información entre oficiales, participantes y comité organizador.
- Conecta el Comité Organizador con el colectivo de Oficiales.
- Recibe la tensión de todos los estamentos → debe suavizar el trato con todos.
- Colabora con el organizador antes de la prueba: reglamento particular, permisos e inscripciones.
Funciones por Fase
| Fase | Responsabilidades principales |
|---|---|
| Antes del día de carrera | Asesorar en el Reglamento Particular · Obtener autorizaciones y permisos · Gestión previa de inscritos (errores de clase, licencias, documentación faltante). |
| Verificaciones previas | Verificaciones administrativas · Entrega de pases, acreditaciones, números de competición y publicidad facultativa · Redactar informe para los CC.DD. |
| Durante la prueba | Canalizar información · Gestión documental · Publicación en el Tablón · Asistir al director en incidentes · Apertura de parte de accidentes si es necesario. |
| Cierre | Confeccionar dosier de resultados · Publicar clasificaciones finales · Preparar y enviar informe final · Gestión de reclamaciones · Regularización del seguro. |
Tablón de Avisos Virtual
Concepto y Validez Legal
- Es el único lugar válido para publicar documentos oficiales de la prueba.
- Cualquier documento publicado fuera del tablón (incluso en la web del organizador) no tiene valor deportivo.
- En pruebas nacionales, el tablón físico ha sido sustituido por el virtual.
⚠️
Desde la temporada 2026, la publicación en el Tablón Virtual es suficiente a efectos de notificación de citaciones, resoluciones y convocatorias. Solo si no es posible publicar en el tablón se procede con notificación física firmada.
Requisitos Mínimos del Tablón
- Notifica publicaciones en el móvil.
- Muestra la fecha y hora exacta de publicación de cada documento.
- Accesible desde web y móvil.
Documentos Obligatorios (1ª parte)
- Permiso de organización de la prueba
- Licencia del circuito / Autorizaciones DGT y otras administraciones
- Reglamento particular de la prueba
- Complementos a los reglamentos
- Programa horario
- Informes, comunicados y notificaciones del director
Documentos Obligatorios (2ª parte)
- Listas de inscritos
- Vehículos autorizados
- Orden de salida o parrillas
- Citaciones y decisiones de CC.DD. que ordenen publicar
- Resultados (clasificaciones provisionales y finales)
Verificaciones Administrativas
📋
Obligatoria una verificación técnico-administrativa previa a cada prueba y otra verificación técnica más completa al finalizar. Pasar verificaciones fuera del horario previsto conlleva sanción.
Gestión Previa de Inscritos
- Comprobar periódicamente los inscritos y la información facilitada.
- Detectar y resolver antes de la prueba: errores de clase, tipo de licencia incorrecto, documentación faltante.
- En rallyes: enviar periódicamente actualizaciones de la lista al GIAT y a las administraciones que lo soliciten.
Qué Revisar en las Verificaciones
- Tipo de licencia y grado
- Corrección de los datos personales
- Autorización internacional (Starting Permission / VISA) si procede
- Licencia de concursante: individual o colectiva (y copia asignada)
- Coincidencia entre informe administrativo y técnico
Concursante vs Deportista
| Figura | Definición | Licencia requerida |
|---|---|---|
| Concursante | Persona física o jurídica inscrita en la competición. | Licencia de Concursante expedida por su ADN de tutela. |
| Deportista | Persona que conduce (o copilota) el vehículo. | Licencia de Piloto/Copiloto expedida por su ADN de tutela. |
ℹ️
En ciertos países la licencia de concursante y piloto pueden ser la misma (ej. licencia internacional de concursante y piloto de grado D).
Informe de Verificaciones
- Al terminar verificaciones administrativas, redactar el informe de verificaciones administrativas con las incidencias si las hubiere.
- Firmado por el Secretario y entregado junto con fichas de seguimiento al Colegio de Comisarios Deportivos.
- Ningún vehículo puede tomar parte hasta ser autorizado por los CC.DD. a la vista de las verificaciones previas (administrativas y técnicas).
Licencias y Autorizaciones Internacionales
Starting Permission – ¿Cuándo es necesaria?
- Siempre que un concursante o deportista con licencia extranjera se inscriba en la prueba.
- Art. 2.3.7 CDI: Para competiciones nacionales en el extranjero → autorización previa de la ADN.
- Art. 3.9.4 CDI: Para competiciones internacionales en el extranjero → autorización previa de la ADN.
- La autorización puede estar integrada en la propia licencia o en un documento separado.
Cuidado con los Clubes No Reconocidos
- Existen países cuyas federaciones y clubes no son la ADN reconocida por la FIA.
- La autorización siempre debe ser emitida por una ADN miembro de la FIA.
- Consultar las ADN vigentes en el apartado "MEMBERS" de la web de la FIA.
- Siempre consultar las ADN reconocidas como "SPORT" (no solo "Motor Sport").
Modelos de Seguro en Licencias Internacionales
| Modelo | Ejemplos | Cómo funciona |
|---|---|---|
| Integrado | España, Francia, RU, Italia, Australia… | Seguro completo incluido en el precio de la licencia federativa. |
| Externo | Latinoamérica, África, gran parte de Asia | La federación emite la licencia, pero el piloto debe contratar póliza privada y presentarla para obtener la autorización de salida. |
| Descentralizado | Norteamérica | Depende de las pólizas del organizador o el piloto debe demostrar seguro médico privado robusto. |
Cómo leer una licencia extranjera – Preguntas clave
- ¿De qué país es la licencia?
- ¿En qué especialidad puede utilizarse?
- ¿Es nacional o internacional?
- ¿Qué grado / categoría tiene?
- ¿Tiene autorización permanente o necesita permiso aparte?
- ¿Está en vigor para el año actual?
🔎
Una licencia nacional de otro país puede competir en pruebas nacionales españolas solo con autorización aparte. Una licencia internacional con autorización permanente puede competir directamente en pruebas nacionales e internacionales.
Durante la Prueba
Respuesta ante Incidentes
- Asistir al director durante todo el desarrollo de la prueba.
- Tener la documentación preparada y completa con la información de dirección de carrera.
- En caso de traslado sanitario de un federado: apertura del parte de accidentes. Consultar procedimiento en la web de la RFEDA.
Relación con Cronometraje
- Entregar a Proceso de Datos cualquier modificación de datos de inscritos lo más rápidamente posible.
- Proceso de Datos entrega resultados de entrenamientos, carreras e informes únicamente al Secretario (o a quien este indique).
Gestión de Clasificaciones
| Documento | Firma | Distribución |
|---|---|---|
| Clasificación provisional (entrenos/carrera) | Director de Prueba o Director de Carrera | Original → CC.DD. · Copias → Tablón, Dirección de Carrera, Sala de Prensa, Oficina de Carrera |
| Parrilla de salida | Cronometraje + CC.DD. | Secretaría la publica a la hora prevista. Copias → Dirección, Oficina de Carrera, Prensa, Jefe de Boxes, Jefe Acceso Pista |
| Clasificación final | Colegio de Comisarios Deportivos | CC.DD. conserva original. Copias → Tablón, Dirección de Carrera, Sala de Prensa, Oficina de Carrera |
Citaciones y Convocatorias
- Es obligación del concursante (o representante acreditado) estar disponible para cualquier citación de dirección de carrera o CC.DD.
- Desde 2026: publicación en el Tablón Virtual es suficiente como notificación.
- Si no es posible publicar en el tablón: notificación física con firma. El secretario redacta un informe del proceso para los CC.DD.
Documentación Deportiva
Ambas modalidades
Específico rallye
Específico circuito
Tabla de Documentos – Emisor y Destinatario
| Documento | Emisor | Destinatario |
|---|---|---|
| Reglamento particular | Organizador / Federación | Tablón |
| Complementos reg. part. previos al colegio | Organizador / Federación | Tablón |
| Constitución del Colegio | CC.DD. | Tablón |
| Complementos del reglamento particular | CC.DD. | Tablón |
| Informe de verificaciones administrativas | Secretario | DC → CC.DD. |
| Informe de verificaciones técnicas | Delegado técnico | DC → CC.DD. |
| Control de firmas del briefing | Secretario | DC → CC.DD. |
| Autorizados al Shakedown | Director | Tablón |
| Autorizados a entrenamientos | CC.DD. | Tablón |
| Clasificación provisional de entrenamientos | Director | Tablón |
| Clasificación final de entrenamientos | Director | Tablón |
| Parrilla de salida | CC.DD. | Tablón |
| Lista autorizados a tomar salida (1ª etapa) | Director | Tablón |
| Citaciones, comparecencias y decisiones CC.DD. | CC.DD. | Interesados / Tablón |
| Clasificación provisional | Director | Tablón |
| Informe final de carrera | Director | CC.DD. |
| Clasificación final | CC.DD. | Tablón |
| Decisión apertura parque cerrado | CC.DD. | Director / Tablón |
| Informe de interrupción de tramo | Director | CC.DD. |
| Decisión asignación tiempos neutralizados | CC.DD. | Tablón |
Numeración de Documentos por Estamento
| Código | Estamento |
|---|---|
| 00 | Reglamentos y complementos |
| 01 | Comisarios deportivos |
| 02 | Director de carrera |
| 03 | Director de prueba |
| 04 | Secretario de prueba |
| 08 | Jefe de comisarios técnicos |
| 12 | Jefe servicios médicos |
| 14 | Varios y Comité organizador / Promotor |
📁
Al terminar la prueba, remitir a la federación el informe final con toda la documentación oficial generada. Mantener orden documental progresivo durante todo el evento para facilitar su elaboración.
Flujo de Trabajo Cronológico
1 · Constitución del Colegio de CC.DD.
Publicar el Acta de constitución en el Tablón. Entregar copia a Dirección de Carrera.
→ Tablón2 · Complementos del Reglamento Particular
Elaborados y firmados por el Colegio de CC.DD. Modifican el reglamento particular.
→ Tablón3 · Verificaciones Previas (administrativas y técnicas)
Comprobar que ambas coincidan y entregarlas a los Comisarios Deportivos.
→ CC.DD.4 · Briefing
Comprobar que todos los obligados (pilotos y concursantes) firmen la hoja de control y reciban el briefing por escrito. Redactar informe de ausencias y entregarlo a los CC.DD.
→ CC.DD.5 · Lista de Autorizados al Shakedown (Rallye)
El Secretario elabora la lista en base a los inscritos efectivos. El Director la publica.
→ Tablón6 · Autorizados a Entrenamientos
Circuito: CC.DD. emiten la Decisión. Rallye: el Director publica la lista de autorizados a tomar parte de la prueba.
→ Tablón + Dirección de Carrera + Cronometraje + Jefe de Boxes + Jefe Control Acceso7 · Clasificación Provisional de Entrenamientos / TC Calificatorio
Recoger de Cronometraje → firma del Director → original a CC.DD. → copias a Dirección, Oficina de Carrera y Prensa.
→ Tablón8 · Decisión Verificaciones Técnicas Post-Entrenamientos
CC.DD. indican qué vehículos y elementos verificar. Entregar copia a Dirección de Carrera y Comisarios Técnicos.
→ Dirección + Técnicos9 · Parrilla de Salida
Cronometraje emite y firma. CC.DD. firman. Secretaría la publica a la hora prevista. Copias a Dirección, Oficina de Carrera, Prensa, Jefe de Boxes y Jefe de Acceso a Pista.
→ Tablón (a la hora prevista)10 · Clasificación Provisional de Carrera
Recoger de Cronometraje → firma del Director → original a CC.DD. → copias a Dirección, Oficina de Carrera y Prensa.
→ Tablón11 · Decisión Verificaciones Técnicas Finales
CC.DD. indican vehículos y elementos a verificar tras la carrera. Copia a Dirección y Comisarios Técnicos.
→ Dirección + Técnicos12 · Clasificación Final
Transcurridos los 30 min de reclamaciones (sin ninguna presentada) y realizadas las verificaciones técnicas → la clasificación pasa a definitiva y la firma el Colegio de CC.DD.
→ Tablón13 · Apertura de Parque Cerrado
30 min después de la publicación de la Clasificación Provisional. CC.DD. emiten la Decisión para vehículos no pendientes de verificación. Copia a Dirección, Jefe de Parque Cerrado y Jefe de Boxes.
→ Tablón⚖️
Si hay intención de apelación o análisis pendiente (antidoping, gasolina…): los CC.DD. firman la Clasificación Final haciendo constar qué parte está afectada y el motivo de su provisionalidad.
Cierre de la Prueba
Repaso Completo del Secretario
- Verificaciones administrativas y entrega de documentación
- Briefing controlado y firmado
- Comunicaciones de sanciones gestionadas
- Gestión de cobros y recibos
- Publicación de clasificaciones provisionales
- Confección de dosier de resultados
- Publicación de clasificaciones finales
- Preparación de informes finales
- Envío de informes finales a la federación
- En caso de reclamaciones: envío de material, informes o dinero
- Cartas de agradecimiento
- Regularización del seguro
Control de Documentación Final
- Mantener control permanente de todos los documentos redactados por CC.DD., Dirección, Cronometraje, etc.
- Conocer en todo momento la situación de tramitación del Colegio de CC.DD.
- Anticipar la próxima actuación del secretario: horarios de publicación, plazos de reclamaciones y apelaciones, apertura de parques cerrados.
- Orden documental progresivo facilita la elaboración del informe final.
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El trabajo del Secretario no termina hasta el envío del informe final a la federación con toda la documentación oficial generada en la prueba.